Что такое инвойс простыми словами? Как его выставить, заполнить и оплатить?

Когда компании из разных стран ведут бизнес, им необходим надежный и универсальный способ оформления платежей. Именно для этого используется инвойс – официальное платежное обращение от продавца к покупателю. Но в отличие от обычного счета на оплату, он включает более детализированные данные о сделке и ее участниках, что делает его важным юридическим инструментом в международной торговле. 

Функции и значение 

Инвойс выполняет сразу несколько функций:

• Подтверждает факт передачи товаров или услуг от поставщика покупателю.
• Служит основанием для проведения валютных операций между странами.
• Помогает банкам и госорганам контролировать законность транснациональных  платежей.

Стоит отметить, что в российской системе документооборота прямого аналога инвойса не существует. Хотя его нередко сравнивают со счетом-фактурой, такое сопоставление не совсем корректно. Счет-фактура в первую очередь предназначен для внутреннего налогового учета и контроля НДС. Инвойс же по своей сути ближе к акту выполненных работ, поскольку он не только запрашивает платеж, но и фиксирует факт оказания услуг.

Зачем нужен инвойс в России: роль документа 

При проведении международных сделок инвойс является одним из основных документов. Он помогает участникам торговых операций соблюдать правила, установленные таможенной службой и законодательством о валютном регулировании. 

• При пересечении товаром границы таможенные службы используют инвойс, чтобы определить стоимость груза, определить его соответветствие всем установленным нормам и рассчитать необходимые пошлины. 
• Когда дело доходит до оплаты, банки и структуры валютного контроля тоже запрашивают инвойс. Для них это способ убедиться, что платеж обоснован реальной поставкой товаров и соответствует закону. 

В текущей экономической обстановке значимость инвойса существенно возросла. Он теперь служит не просто формальностью, а важным доказательством того, что компания ведет внешнеторговую деятельность открыто. 

Виды инвойсов: ключевые различия и назначение

В межнациональной торговле компании используют два основных документа: инвойс-проформа и коммерческий инвойс. На первый взгляд может показаться, что они выполняют одну и ту же функцию, но на самом деле между ними есть существенные различия в том, как их используют, что в них указывают и какую юридическую силу они имеют.

Инвойс-проформа: что это?

Это предварительный информационный документ, который создается на начальном этапе деловых переговоров. Он носит ознакомительный характер и не создает юридических обязательств по платежу.

Проформа-счет дает покупателю четкое представление о структуре планируемой коммерческой операции. В нем подробно прописываются финансовые аспекты, включая стоимость товаров/услуг, порядок оплаты и другие существенные условия сотрудничества.

Для покупателя проформа становится полезным инструментом финансового планирования. Располагая этой информацией, он может заблаговременно оценить масштаб предстоящих затрат, соотнести их с имеющимся бюджетом и при необходимости внести коррективы в свои финансовые планы.

Проформа выступает своего рода предварительным планом соглашения, который помогает обеим сторонам достичь взаимопонимания по всем существенным аспектам предстоящего сотрудничества.

Коммерческий инвойс: что это?

Это итоговый расчетный документ, который поставщик направляет второй стороне после того, как товары доставлены или услуги оказаны. В отличие от проформы, он обладает полной юридической силой, что позволяет бухгалтерии использовать его для учета операций.

При работе с таможней коммерческий инвойс становится ключевым инструментом для расчета стоимости товара и размера пошлин, сборов и налогов. Таможенники опираются на содержащиеся в нем данные при проведении всех необходимых процедур регистрации груза.

В международной торговле такой документ служит надежным подтверждением совершенной сделки. Учитывая его важность для успешного ведения внешнеторговых операций, к его заполнению нужно подходить с особым вниманием и ответственностью. Ошибки или неточности могут привести к сложностям при таможенном оформлении и проведении платежей.

Как правильно заполнять инвойс: пошаговая инструкция

Грамотно составленный инвойс – залог своевременной оплаты, отсутствия разногласий и эффективного взаимодействия с партнерами.

Кто отвечает за заполнение?

Документ оформляет исполнитель услуг – это может быть ИП, ООО или физлицо. Статус заказчика не имеет строгих ограничений и регулируется основным договором, заключенным между сторонами.

На каком языке оформлять?

Обычно инвойс составляется на языке, понятном обеим сторонам, чаще всего – на английском. Как правило, достаточно двух экземпляров: по одному для каждой стороны. Однако рекомендуется подготовить дополнительные копии, так как их могут запросить различные службы.

Если требуется подтвердить сделку в российских учреждениях, может понадобиться перевод на русский язык. В таких случаях оптимальным решением будет сразу оформить двуязычную версию – на русском на английском.

Чтобы правильно оформить инвойс, следуйте этим шести шагам: 

1. Укажите полную информацию о вашей компании: включая название, юридический адрес, телефон и e-mail. Не забудьте обозначить дату составления инвойса и присвоить ему уникальный номер. Это позволит его легко идентифицировать и избежать путаницы при обработке и хранении информации.
2. Включите данные вашего клиента: его имя или название компании, ее местонахождение, телефон или e-mail. Это обеспечит корректность взаимодействия и устранит вероятность путаницы.
3. Детализируйте предоставленные товары или услуги. Укажите их названия, описания, количество, цену за единицу и итоговую стоимость. Если сделка предполагает налоги, скидки или дополнительные расходы, обязательно отразите их отдельно, чтобы клиент имел полное представление о структуре платежа.
4. Не забудьте прописать условия оплаты. Укажите срок, в течение которого ожидается поступление средств, способ внесеняи платежа(например, банковский перевод или электронные системы), а также реквизиты для перечисления. Это упрощает процесс и помогает соблюсти сроки расчетов.
5. Если есть особые условия, впишите соответствующие детали. Это могут быть сроки доставки, гарантийные обязательства или другие нюансы. Такая информация позволит вашему партнеру заранее ознакомиться со всеми аспектами сделки и устранить возможные вопросы.
6. Убедитесь в точности всех указанных данных. Вычитайте документ на наличие ошибок и опечаток, подтвердите своей подписью отправьте клиенту удобным для него способом.

Совет: соблюдайте местные требования 

Правила оформления могут значительно варьироваться в зависимости от законодательства каждой страны. Чтобы избежать возможных юридических последствий, необходимо изучить местные нормативные акты. При необходимости проконсультируйтесь со специалистами в области бухгалтерского учета или права

Как выглядит инвойс?

Пример заполненного инвойса ниже поможет вам разобраться, какие сведения необходимо указать и как правильно их оформить в документе.

Инвойс: всегда ли он обязателен?

Инвойс не всегда является необходимым документом при осуществлении ВЭД. Например, в рамках Евразийского экономического союза (ЕАЭС) зачастую вместо него используются стандартные счета на оплату или акты выполненных работ. 

Чем опасны ошибки в инвойсе?

• Трудности на таможне: Некорректные данные в инвойсе могут привести к тому, что груз не будет пропущен через границу вовремя, что увеличивает сроки доставки и вызывает дополнительные расходы на хранение.
• Проблемы с расчетами: Неверно указанные реквизиты или данные о стоимости затрудняют обработку платежей, вызывая задержки. Это может негативно сказаться на сотрудничестве с партнерами. 
• Финансовые потери и штрафы: Несоответствия и неверные данные могут нарушить правила валютного контроля, что приведет к штрафам до 100% от суммы сделки и возможным претензиям со стороны налоговых органов.

Чтобы минимизировать риски, лучше обратиться к профессионалам в области логистики и таможенных процедур, которые знают, как грамотно оформить и оплатить инвойс.

SLP Logistic – ваш надежный партнер в сфере международных расчетов

Нужна помощь с подготовкой и оплатой инвойсов для расчетов с зарубежными партнерами? Доверьте эту задачу профессионалам SLP Logistic! Наши специалисты гарантируют безошибочное оформление документов в соответствии с национальными стандартами и требованиями таможенных органов.

Вам больше не нужно беспокоится о том, как провести оплату через инвойс – мы сделаем это за вас. Свяжитесь с нами прямо сейчас и освободите время для развития вашего бизнеса!